S’il y a bien une chose qui peut être frustrante et agaçante, c’est de travailler… pour rien ! Nos stagiaires nous sollicitent fréquemment pour savoir comment faire pour réduire le nombre d’impayés. Nous avons rédigé cet article pour vous aider à réduire le risque d’impayés.
La première façon de prévenir les impayés est de communiquer les moyens de paiement que vous acceptez, ainsi que ceux que vous n’acceptez pas à vos clients. Lors du premier appel, indiquez-lui vos tarifs et si vous prenez les chèques, les espèces, la carte bleue, virement. Cela évite de devoir aller retirer de la monnaie au dernier moment et de retarder votre séance, ou qu’un client parte sans payer en faisant semblant d’aller retirer de la monnaie (c’est rare, mais c’est déjà arrivé à certains de nos stagiaires).
Nous vous invitons déjà à être vous-même. Comme le dit l’adage, soyez vous-même car les autres sont déjà pris. Vous pouvez adopter un ton professionnel et chaleureux lorsque vous annoncez votre prix ainsi que les moyens de règlement. Vous pouvez vous entraîner et vous enregistrer afin d’avoir un retour plus “objectif”, même si de nombreuses personnes n’aiment pas entendre et écouter leur voix. SI vous êtes gêné(e), ou que votre intonation le suggère, alors le client risque de le ressentir, ce qui peut le freiner, ou induire des résistances (dans le passage à l’action au moment d’acheter, et dans l’accompagnement). Plus vous êtes serein(e), plus vos clients le sont aussi.
Nombreux sont les praticiens en hypnose, en PNL ou en thérapies brèves qui font le choix d’avoir un outil de prise de rendez-vous en ligne. Si cela peut s’avérer extrêmement pratique et vous permet de gagner du temps, il peut aussi s’agir d’un véritable nid… à “lapins”.
Puisque vous n’avez pas eu vos clients au téléphone afin d’échanger brièvement avec eux et les engager dans l’accompagnement, il se peut qu’ils ne viennent pas au rendez-vous.
Ce n’est pas un impayé, mais il s’agit tout de même d’un manque à gagner, qui, mis bout à bout avec les autres, peut s’avérer être un montant élevé.
Pour ne pas faire “d’élevage de lapins”, nous vous invitons à contacter les personnes qui prennent rendez-vous par téléphone, par sms ou par mail, ainsi que de leur envoyer un ou plusieurs rappels. Par exemple, il est possible sur certains logiciels de programmer un rappel par mail une semaine avant le rendez-vous, et de programmer un rappel par sms la veille du rendez-vous.
Dans ce mail ou ce sms, vous pouvez préciser les conditions tarifaires ainsi que les modes de règlement acceptés. Ainsi, vous éviterez certaines déconvenues lors du paiement.
Globalement, vous pouvez afficher ces informations à différents endroits : sur votre site internet, sur votre répondeur professionnel, dans vos mails, dans vos messages de confirmation ou de rappel du rendez-vous, vous pouvez aussi les afficher dans votre cabinet.
Il existe plusieurs écoles concernant le moment idéal pour demander le paiement à vos clients.
La première école, la plus traditionnelle, est celle qui demande le paiement à la fin de la séance. Parfois, certains praticiens demandent de payer après plusieurs séances, ce qui augmente drastiquement les risques d’impayés également.
La deuxième école, consiste à demander le paiement avant la séance, ce qui permet d’être sûr d’être payé pour le praticien, et d’engager encore plus le client dans son accompagnement (thérapie ou coaching). Cela se fait notamment sur des contrats avec des montants élevés en coaching. Un échelonnement peut aussi être proposé. De la même manière, lorsque vous proposez un échelonnement, ou plan de paiement, les facilités que vous offrez à votre client ne doivent, à notre sens, pas être le fruit du hasard. Cela doit rester stratégique. En effet, si votre coaching se déroule sur 3 mois, vous pouvez par exemple demander 50% du montant total à la signature du contrat, puis 30% à la fin du premier mois, puis 20% à la fin du deuxième mois. A vous de trouver la stratégie qui vous convient le mieux, et qui convient également à vos clients.
Dans tous les cas, nous vous invitons à ne pas travailler gratuitement, car l’engagement financier est un puissant levier de motivation, et beaucoup de personnes pensent malheureusement que ce qui est gratuit n’a pas de valeur. Plus vos clients perçoivent la valeur de votre accompagnement, et plus celui-ci est efficace et bénéfique.
Malheureusement, il arrive parfois des problèmes d’impayés. Dès lors, comment régler le problème ?
La première étape est de relancer votre client par téléphone. Veillez également à lui envoyer un mail afin d’avoir une trace de votre échange (ce qui pourrait être utile si vous allez plus loin dans les démarches).
La majeure partie du temps, vous ne disposez que de peu d’informations concernant votre client : son nom, son prénom et son numéro de téléphone. En fonction de vos stratégies d’acquisition de clients, vous pouvez aussi communiquer avec lui sur certains réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Google, etc). Nous vous conseillons de contacter votre client par le même biais que celui par lequel il vous a contacté. S’il vous a écrit un mail, écrivez-lui un mail, s’il vous a écrit via votre page Facebook, vous pouvez lui écrire par l’intermédiaire de ce réseau social.
Si vous n’avez pas de réponse, appelez-le. Soyez stratège, car votre but est bel et bien de récupérer l’argent qu’il vous doit, pas de le braquer, ni de l’insulter.
La prochaine étape est de le relancer par courrier. Il est préférable de le faire par courrier recommandé avec accusé de réception, afin d’avoir également une trace de vos démarches.
NB : une information renseignée au client par téléphone, par lettre ou par courriel ou une précision sur le traitement suivi n’est pas assimilable à une consultation et ne peut donner lieu à des honoraires.
Si votre client n’a toujours pas réglé les honoraires pour l’accompagnement que vous lui avez proposé, il convient de lui envoyer un simple courrier ou un email lui rappelant le montant des honoraires dus.
Dans le cas où il ne donne toujours pas de signe de vie, envoyez-lui une lettre de mise en demeure. Envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception, elle doit mentionner qu’il s’agit d’une mise en demeure de payer avec la précision du délai de paiement.
Si les démarches réalisées jusqu’alors n’ont toujours pas été fructueuses, vous pouvez faire appel à un professionnel du recouvrement. Vérifiez toutefois que cela reste dans votre intérêt, si vous devez payer 200€ pour recouvrir la somme de 80€, cela n’en vaut évidemment pas la peine. Il est rare d’avoir à faire appel à un professionnel du recouvrement dans nos métiers de l’accompagnement, mais cela reste une possibilité. Pour cela, vous pouvez faire appel à un Huissier de Justice ou à une société de recouvrement qui saura prendre en charge votre dossier.
Si vous souhaitez réduire vos impayés, et augmenter vos revenus, vous avez compris qu’il vaut mieux prévenir que guérir, et ne pas se retrouver à devoir faire appel à un professionnel du recouvrement. Pour cela, indiquez sur vos différents supports de communication vos tarifs, ainsi que les moyens de paiement que vous acceptez. Réfléchissez également à votre stratégie, et au moment où vous allez demander le paiement (avant la séance, après la séance, ou une stratégie mixte sur des accompagnements de plus longue durée).
Si vous souhaitez vous former en hypnose ou en PNL, vous pouvez nous contacter au standard téléphonique au 09.86.87.90.37, ou par mail à l’adresse contact@ifftb.com.
De la même manière, si vous souhaitez bénéficier de notre accompagnement pour augmenter vos revenus en tant que thérapeute ou coach, afin de vivre de votre activité confortablement, sans avoir à vous soucier des fins de mois, contactez-nous. Nous restons à votre disposition pour échanger.
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